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Pflicht zur E-Rechnung gegenüber Bundesbehörden seit 27.11.2020

Für den Bund als öffentlicher Auftraggeber tätige Auftragnehmer sind seit dem 27.11.2020 verpflichtet, ihre Rechnungsstellung in elektronischer Form (sog. E-Rechnung) vorzunehmen. Damit ist die bereits seit Ende 2019 umfassend für alle Bundesstellen eingeräumte Möglichkeit zur Vorlage von Rechnungen in elektronischer Form und die Verpflichtung der betreffenden Empfänger zur Akzeptanz solcher Rechnungen nunmehr zum ausschließlich zulässigen Weg zur Rechnungserstellung auf Bundesebene geworden. Hiervon ausgenommen sind lediglich Rechnungsforderungen für Direktaufträge bis zu einem Betrag von 1.000 Euro.

Eine E-Rechnung stellt die Inhalte einer Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz dar. Damit soll gewährleistet werden, dass in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellte Informationen elektronisch übermittelt und empfangen sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Die E-Rechnung stellt damit qualitativ etwas gänzlich anderes als eine lediglich eingescannte Papierrechnung oder eine mittels PDF erstellte Rechnung dar, diese genügen den Anforderungen an die Vorlage von E-Rechnungen nicht !

Die Ausstellung von E-Rechnungen an die Bundesverwaltung kann im Regelfall unter Verwendung des dafür geschaffenen Standards „XRechnung“ erfolgen. Daneben können aber auch andere Standards verwendet werden, wenn diese den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung – ERechV) v. 13.10.2017 und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entsprechen.

Die Übermittlung von E-Rechnungen an Rechnungsempfänger des Bundes ist über zwei Plattformen möglich, mittels derer die Rechnungsersteller ihre E-Rechnungen aber nicht nur versenden sondern im Bedarfsfall auch manuell erstellen können. Für Lieferanten und Dienstleistungserbringer der unmittelbaren Bundesverwaltung geschieht dies über die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), für Lieferanten der mittelbaren Bundesverwaltung sowie die Bundesländer Berlin, Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen und Thüringen steht die Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) bereit. Die Auftraggeber informieren ihre Rechnungssteller über die zu verwendenden Plattformen.

Weiterführende Informationen zu der E-Rechnung im Allgemeinen, zu Formen und Fristen und den Rechnungseingangsplattformen des Bundes sowie rund um die Umstellung auf die elektronische Rechnung hat der Bund für Rechnungssteller, Softwarehersteller, Verbände und Behörden auf einer Informationsplattform zur Verfügung gestellt.